Aufgaben in der Heimgartenanlage Stadt Graz
Alle Vorstandsmitglieder, erweiterten Vorstandsmitglieder, Fachreferenten und Beiräte haben spezielle Aufgaben zu erledigen bzw. diese selbstständig auszuführen und zu verantworten.
Im Interesse einer leichteren Lesbarkeit wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass in den Ausführungen immer beiderlei Geschlecht gemeint ist. Die vorkommenden geschlechtsneutralen Formulierungen beziehen sich daher immer auf beiderlei Geschlecht.
Allgemeines
Grundsätzlich arbeiten Funktionäre ehrenamtlich für die Heimgartengemeinschaft Stadt Graz. Eine geringe finanzielle Rückerstattung (Aufwandsentschädigung) ist außerhalb der festgesetzten Richtlinien und in Absprache mit dem Vorstand/Obmann zulässig.
Die Beiziehung oder Beanspruchung von notwendigen Hilfskräften für die Durchführung bzw. Erledigung der jeweiligen Arbeiten ist nach Rücksprache mit dem Vorstand/Obmann ebenso erlaubt. Monetäre Abgeltungen diverser Arbeiten außerhalb der festgelegten Bestimmungen bedürfen im Vorfeld der Zustimmung des Vorstandes/Obmannes.
Unser langjähriger Obmann, Simmer Herbert wird auch weiterhin die Organisation des Glückshafens im Rahnen des Sommerfestes organisieren.
Die Stellvertreter unterstützen die jeweiligen Vorstandsmitglieder bei ihrer Tätigkeit.
Detaillierte Aufgabenverteilung
Pflichten/Aufgaben des Obmannes: Harald Hansmann
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
Er vertritt den Heimgartenverein Stadt Graz nach außen, ihm obliegen alle nach den Statuten übertragenen Aufgaben, er fördert die Kontakte mit den politischen Verantwortlichen der Kleingartenkommission der Stadt Graz, er hat die Einhaltung der Gartenordnung zu überwachen, die Aufgaben gegenüber dem Landesverband und Zentralverband wahrzunehmen bzw. zu erledigen, erforderliche Arbeiten an andere Vorstandsmitglieder bzw. erweiterte Vorstandsmitglieder zu delegieren und zu überwachen, die Kommunikation unter den Unterpächtern zu fördern und bei Auffassungsunterschieden und Meinungsverschiedenheiten schlichtend bzw. aufklärend einzugreifen, er führt zudem die Erstgespräche mit potenziellen Kaufinteressenten bzw. unterweist die neuen Unterpächtern bei Parzellenübergaben (Heimgartenordnung, Statuten der HGA Stadt Graz), er gestaltet und übermittelt Berichte aus dem Vereinsleben für die Zeitung „Kleingärtner“, er ist für die Gestaltung der Ehrenurkunden und Besorgung der Ehrengeschenke und Anstecknadeln verantwortlich.
Pflichten/Aufgaben des Schriftführers: Evelyn Mayer – Heidinger
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
Sie hat die Pachtvorschreibungen rechtzeitig zu versenden, die Erledigung des Schriftverkehrs im Rahmen von Parzellenübergaben, die Protokollführung lt. Statuten, das Führen von Inventarlisten und etwaiger Arbeitslisten, die Verwaltung der Mitgliederevidenz und sonstiger notwendiger Aufzeichnungen, sie führt weiteres den allgemeinen Schriftverkehr, sie ist verantwortlich für die Gestaltung von Gartennachrichten (Garteninfo) nach Absprache mit dem Obmann und sorgt für deren Übermittlung an die Unterpächter, die Versendung von Scheiben an die Vereinsbehörden, Meldungen an die Vereinspolizei (z.B. Protokoll der General- bzw. Mitgliederversammlung, Anmeldungen der Veranstaltungen), Gestaltung und Versendung von Einladungen für die Vorstandssitzungen, Aktualisierung des Schaukastens.
Pflichten/Aufgaben des Rechnungsprüfers: Bauer Gertrude, Gasser Margit
Den Rechnungsprüfern obliegen die laufende Geschäftskontrolle und die Überprüfung des Rechnungsabschlusses
Pflichten/Aufgaben des Kassiers: Mag. Elfriede Schnattl
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
Sie ist, unter der Prämisse der Sparsamkeit für alle finanziellen Belange des Vereines verantwortlich, ihr obliegt die Organisation und Durchführung des Sommerfestes und aller anderen Veranstaltungen durch Zuhilfenahme und unter Einbeziehung aller Vorstandsmitglieder bzw. erweiterten Vorstandsmitgliedern, sowie anderen freiwilligen Helfern.
Pflichten/Aufgaben des Fachreferenten: Josef Pitter
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
Ihm unterliegt die Organisation, Beauftragung, Durchführung und Kontrolle aller baulichen und sonstigen Arbeiten im Zusammenhang mit der Wasserversorgung, die Vergabe und Beauftragung notwendiger Reparatur- oder Servicearbeiten an professionelle Firmen oder privater Professionisten, sowie die Kontrolle der ausgeführten Arbeiten, die Einholung von Vergleichsangeboten und Auftragserteilung nach vorheriger Absprache mit dem Vorstand/Obmann.
Pflichten/Aufgaben des Fachreferenten: DI Wolfgang Stücklschwaiger
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
Er hat die Kontrolle über alle Neu – und Umbauten in der gesamten Heimgartenanlage, er agiert begleitend und unterstützend im Zuge aller etwaigen baulichen Veränderungen in der gesamten Heimgartenanlage, er koordiniert die Vorbereitung bzw. Ausfertigung der Einreichpläne bei Neubauten durch Kostenersatz der betreffenden Unterpächtern.
Pflichten/Aufgaben: Rosina Penz, Facility Management
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
Sie ist für den Einkauf, die Auswahl, Gestaltung und Betreuung des Blumenschmucks am Vereinsgebäude und Parkplatz verantwortlich, ihr obliegt die Besorgung und der Einkauf aller erforderlichen Reinigungsutensilien, die Reinigung des Vereinsheimes und der Sanitäranalgen, sowie die Führung und Betreuung der Küche. Für die einmal jährlich notwendige Grundreinigung des Vereinshauses (incl. Fenster-und Rolloreinigung) kommt ein Einmalbetrag von € 100,- zur Auszahlung.
Pflichten/Aufgaben: Helmut Mayer, Facility Management
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
In ihren Bereich fällt die Pflege und Wartung der allgemeinen Flächen, insbesondere die Rasenpflege, die Säuberung des Parkplatzes inklusive der Grünschnittsammelstelle und der Freiflächen um das Vereinshaus, im Eingangs- bzw. des Einfahrtsbereiches und die Pflege des Brunnenschutzgebietes.
Pflichten/Aufgaben der Beiräte: Simmer Herbert, Hackler Karin
(monetäre Abgeltung nach den bestehenden Richtlinien)
Sie können als unterstützende Kräfte in allen Bereichen mit Aufgaben betraut werden.
Die Verantwortung verbleibt aber im Aufgabenbereich des jeweiligen Vorstandsmitgliedes.
Die Beiräte erfüllen ihre Aufgaben ehrenamtlich. Eine finanzielle Abgeltung ist nicht vorgesehen. Über Ausnahmen entscheidet der Vorstand/Obmann.